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如何向记者发送有效的电子邮件通知

电子邮件超载是我们今天许多人面临的问题。在任何一天,我们都会受到各种电子邮件的轰炸,我们甚至对大多数电子邮件都不感兴趣

这是我们使用Spark的功能实际解决的核心问题之一,该功能可以自动为您自动智能地分类所有传入的电子邮件,以便您可以专注于重要的事情。

但是,这种电子邮件超载的情况尤其如此,对于记者来说更糟。记者和记者每天都会收到大量电子邮件,与典型用户不同,他们收到的许多电子邮件都与他们每天的工作相关。这些电子邮件中有很多来自团队或公司,他们对产品或服务进行了非常努力的工作,并希望获得有关其的新闻报道。记者每天必须经历数百个此类电子邮件宣传,因此只有那些在其他方面脱颖而出的宣传才能引起他们的注意。

想象一下→您是一个小型团队的一部分,该团队正在开发一个令人难以置信的新应用程序,它将改善人们的生活。在过去的八个月中,您已经投入了大量的心血,并且每周花费大量时间进行设计和开发。该应用程序确实值得尽可能多的人看到,但这最终取决于您的电子邮件投放效果。

您如何向记者发送有效的电子邮件宣传?您如何确保您的电子邮件在记者收件箱中的其余部分中脱颖而出?让我们看一下有关如何起草给记者的,以及如何改进您的电子邮件游戏的一些提示和建议。

现在,在我们开始之前,必须了解记者是超级忙碌的人。作为前新闻记者,我通常的一天不仅涉及每隔几分钟将数百封电子邮件发送到我的收件箱中(从新闻稿,即将推出的游戏,应用程序更新,不请自来的新闻通讯,内容合作伙伴关系等等中……),而且还致力于花费大量时间研究故事,跟上行业动态,参加活动和发行,当然还要为读者撰写所有这些文章。我花了很多天的时间在晚上3点记录故事,因为某个受欢迎的应用程序在深夜更新了。

让我们看一下给记者发送电子邮件时要记住的一些特定事项。

1.直指重点

正如我们在上一篇文章中看到的那样,保持问候语的正式和最小化很重要。但是,在给记者发送电子邮件时,我建议除非您认识对方,否则请完全跳过问候语,直截了当。没人希望每天收到数百封“希望您过得很好”的电子邮件,也不希望收到陌生人问“您最近好吗”的电子邮件。

如果您要向记者宣传产品或服务,只需在电子邮件中以简单简短的声明开始,说明您是谁,您的产品是什么以及为什么向记者发送电子邮件。当我说“你是谁”时,我并不是要说两段关于你和你的背景的段落,而是你要写的是谁。

理想情况下,您还应该花点时间讨论为什么撰写有关您的产品的文章非常适合该出版物的读者。

永远不要浪费时间写冗长的电子邮件,详细介绍您的产品,其功能或为什么您认为它很好。您会获得一个很小的窗口来引起记者的注意,因此请您一字不漏。如果您未能在前几句话中引起他们的注意,那您就失去了机会。

2.相关性很重要

为什么要向记者发送电子邮件对他们来说和您向其发送电子邮件一样重要。无论您向记者宣传的内容是什么,都应该与他们以及他们正在撰写的出版物有关。它应该在其涵盖的主题或领域之内。

例如,如果您的团队刚刚发布了一个精彩的网站,该网站可以跟踪整个赛季的足球运动员及其统计信息,您是否希望向报道技术领域的新闻记者发送电子邮件,还是向体育新闻记者发送电子邮件?看起来似乎很明显,但是我已经看到许多初创公司选择数量而不是相关性。

如果您在选择发送电子邮件的对象时很谨慎,则很有可能阅读并回复您的建议。

3.个性化您的电子邮件

我见过的人最常犯的错误之一是向一群具有相同身体内容的记者群发电子邮件。我不确定是否有一种自动化的服务可以使人们做到这一点,但是我们过去每周每周都会收到超过15封电子邮件,开头是“[域名]的亲爱的编辑者”。请不要这样做。

大多数出版物都会在网站上列出其作者及其联系信息,因此请花一些时间找出哪个作者与您的产品最相关,然后直接通过电子邮件发送给他们,而不是向该出版物发送通用电子邮件。

如果您要发电子邮件给希望他们撰写产品的记者,那么您至少可以做的是向他们起草个性化电子邮件。用名字打招呼,在某些情况下,对他们的近期工作或成功表示赞赏。

4.不要迷失在混乱中

我见过的大多数出版物通常都会在星期一与团队会议计划一周的时间。从我的亲身经历谈起,我从来不喜欢在星期一打开我的邮箱,也不希望看到过去三天收到的所有电子邮件。克服所有这些本身就是一项任务。

因此,建议避免在工作开始或结束时向记者发送电子邮件。星期二,星期三,甚至星期四都是不错的选择。我们以前获得的有关应用程序发布的大多数宣传活动都是在星期二进行的,因此我们可以抽出时间在应用程序发布之前尝试一下该应用程序。

5.远离附件

附件是当今电子邮件最糟糕的事情。当然,快速将某些内容附加到电子邮件是很好的做法,但是您一次又一次地创建相同文件的副本这一事实不仅令人沮丧,而且还会使收件箱混乱,并且您很快就会用完邮件中的空间没时间。

现在,假设您是一名记者,每天会收到100余封电子邮件,其中大多数都附有新闻资料袋和新闻稿,而其中许多与您的工作完全无关。如果您每天必须处理这种烦扰,您的工作日如何?

作为他们的一般规则,除非他们明确要求,否则请勿将附件通过电子邮件发送给记者。如果绝对必要,请始终将要下载的文件的下载链接发送给您。

6.跟进,但要避免过分紧张

如果您几天未收到记者的回音,可以给他们快速跟进。记者们很忙,他们很可能错过了您的电子邮件,或者在收件箱中的其余部分中丢失了您的电子邮件。

但是您应该对后续操作非常小心。切勿过快或重复发送跟进信息。实际上,我通常建议,如果您之前没有与该记者进行互动,那么您不应进行多次跟进。Spark具有出色的所选日期和时间进行跟进,允许您手动将电子邮件标记为后续跟进。

更重要的是,永远不要急于发送电子邮件。从您不认识的人那里收到关于您不关心的事情的重复电子邮件,不仅烦人,而且浪费您的时间。没有记者愿意处理这个问题。

如果您在后续行动后仍未收到新闻记者的回音,请认为这不合适,继续前进。

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