害怕学习一种新型技术或恐惧症是许多成年人都在努力的恐惧。一个最近的一项研究显示，美国人至少有10％的离线生活他们的生活。至少有32％的离线用户说，他们避免上网，因为互联网太难使用了。
由于您是在线阅读本文，因此您可能不是技术恐惧症患者。但是，这并不意味着没有数字生活的领域会因缺乏知识而窒息。
例如，您是否完全适应企业使用documents的常见文档类型以及如何设置它们的格式？不必一味猜测自己，而可以肯定地获取需要保存和发送的知识。继续阅读以了解最佳使用哪种文件格式以及何时使用。
常见文件类型
让我们先回顾一下您可能会经常遇到的5种类型的文档。
电邮
商业信函
业务报告
交易文件
财务报告和文件
电子邮件通常由同事和主管在内部使用。鉴于商务信函虽然可以作为电子邮件，但它们是专门为与不在公司内部工作的人员联系而设计的。商业信函的收件人可以包括客户，其他企业和求职者。
每当电子邮件或商业信函中包含附件时，它们都必须采用正确的格式。格式不正确的附件将无法打开，否则它们将显示错误的信息。
当公司需要传达大量信息时，他们会创建业务报告。该报告可以使用可视化表示形式，例表，图形或图像，以帮助传递其消息。如果您希望收件人能够查看它们，则知道正确的文件类型以保存这些报告的图像至关重要。
最后，交易文件和财务文件通常是大文件。这些大文件通常仅使用文本，不包含图像。
了解文件格式
现在，您对公司可能会处理的不同文档类型有所了解。接下来，让我们看看可用于创建，保存，存储或发送专业文档的不同类型的文件。以下是您在专业领域中会遇到的一些最常见的文件类型的列表：
JPEG格式
PNG
GIF
PDF格式
SVG
当然，有时取决于您以前保存文件的方式，这取决于您转换数据的任务。如果要处理以无法使用的文件格式保存的文档，则可以使用多种方法来转换信息。
例如，如果您有一个XML文件，但需要pdf，则可以使用XML到PDF转换器。文档及其内容将保持不变，但文件类型将更改为兼容形式。
JPEG图像文件很小
JPEG代表“联合图像专家组”。在为公司发送图像时，您可能正在处理JPEG文件类型。
JPEG文件格式保留了查看者可见的信息，并消除了人眼无法识别的信息。JPEG之所以广受欢迎，是因为它具有足够的质量以供数字使用，同时还具有较小的文件大小。
小型JPEG文件将能够快速加载，您可以将它们上传到几乎任何类型的数字平台。使用JPEG文件类型的另一个好处是，您可以在任何设备上查看此格式，而无需特殊的图像查看器。
但是，如果要多次将文件保存为JPEG文件类型，请小心。每次将文件另存为JPEG时，都是在告诉图像进行压缩。
如果将图像另存为JPEG太多次，则可能会失去照片的质量。结果，图像看起来会变得粒状和像素化。
PNG图像文件很大
图像的另一种文件格式是PNG或便携式网络图形。PNG文件类型为图像提供了更高质量的格式。PNG文件的一个缺点是它们很大，并且可能需要一段时间才能上传。
虽然PNG文件非常适合徽标和产品，但您应避免在网站上放置过多文件。过多的PNG图片可能会减慢网站加载速度和用户可访问性。PNG文件类型和GIF文件类型提供的最大好处之一是它们可以在透明背景下工作。
在线和打印PDF
PDF文件格式用于创建在线文档或出于打印原因。PDF文件的目标是能够显示相同类型的格式，无论您使用什么设备查看内容。
由于PDF是可靠的文档，因此您可以共享它们，而不必担心丢失第一个设计。无论谁接收您的PDF文件，文本，图像和其他详细信息都将以相同的大小和格式显示。
PDF文件可以处理图像，音频文件，文本和某些交互式设计，例如按钮。与JPEG不同，您必须下载PDF查看器才能读取PDF文件。
SVG用于数字插图
最后，最后但并非最不重要的一点是，我们介绍了SVG文件类型。这种格式最常用于数字艺术作品。
SVG文件可提供清晰专业的外观和高质量的图像。如果要创建徽标或数字插图，请确保出于质量目的保存SVG文件。
增长您的数字知识
现在，您更多地了解了不同类型的文档以及它们最常使用的文件格式。但是，这并不意味着您对数字世界的了解已接近尾声。
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